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Visualiza los flujos de comunicación de tu equipo con sociogramas

Hace dos artículos hablé de lo importante que es que los flujos de comunicación en un equipo sean lo más homogéneos posible para conseguir que un equipo sea de alto rendimiento. Esto quiere decir que cada uno de los miembros hable con el resto con similar frecuencia sin que haya nadie que monopolice o encauce la comunicación del resto ni nadie que esté más aislado.

Para detectar qué tal está la comunicación en tu equipo, una herramienta muy potente son los sociogramas. Esta herramienta permite visualizar gráficamente los flujos y la frecuencia en que los miembros de un equipo hablan o se escriben entre ellos. Esta herramienta se usa en otros ámbitos como por ejemplo en la educación y permite identificar niños que estén aislados o que tengan problemas de relacionarse con su clase.

Hay muchas formas de generar el sociograma, ya sea por análisis de una descarga del Slack o con tarjetas de proximidad. Sin embargo, con una simple encuesta se puede conseguir resultados muy potentes y con poco trabajo. Un ejemplo del que uso yo con mis equipos lo puedes descargar aquí. Preparas el documento con los miembros del equipo que quieres analizar y lo envías a todos y cada uno de los miembros. Sólo requiere un minuto de cada uno del equipo por lo que no hay excusa.

El resultado lo pasas a excel, que será lo que te ofrecerá la primera visión de la comunicación del equipo. Este excel no es más que una tabla de NxN de los integrantes del equipo con su nivel de comunicación entre ellos. Para que sea visual se marcan colores según el nivel de comunicación entre cada dos miembros. Ejemplo de un excel puedes descargarlo aquí.

El último paso es analizar la información y generar el sociograma. Yo hago 2 tipos de reporte. El primero es una distribución por clusters o sub-equipos en el que se pueden identificar (si los hay) subgrupos de gente que hablan más entre sí que con el resto de compañeros. También se identifica si hay algún miembro de equipo que es el nexo entre los sub-equipos, normalmente marcando un liderazgo que genera un cuello de botella. Un equipo de alto rendimiento no tendrá sub-equipos ni personas que filtran comunicación entre otros miembros.

Ejemplo de sociograma en el que se identifica dos subequipos por las capas técnicas.
Ejemplo de sociograma en el que no se identifican sub-equipos aunque sí que la comunicación entre los miembros es desigual.

El segundo tipo de gráfico que genero es el resultante de sumar todos los puntos de comunicación por cada miembro. De este modo se ve la persona que más se comunica con el resto y la persona que menos. Un equipo de alto rendimiento debería tener más o menos las mismas puntuaciones. Sin embargo, es común encontrar miembros con valores más altos en comunicación que nos indican que estas personas tienen algún tipo de liderazgo. También se identifican miembros del equipo con poca comunicación. Estos últimos muchas veces se debe a una persona que no esta localizado geográficamente con la misma cercanía que el resto.

En este gráfico identificamos mucha comunicación entre los miembros del equipo excepto con LL (miembro no co-locado con el resto) y muy poca comunicación con el Product Owner (PROBLEMA).
Aquí vemos un equipo con bastante heterogeneidad de comunicación. Hay dos miembros (FF y MR) que prácticamente no se comunicaba con el resto del equipo. Se trabajaba mucho dependiendo del Project Manager que era quien dividía el trabajo, haciéndose cuello de botella.

El sociograma es una herramienta que uso con todos los equipos con los que trabajo. Lo he usado para tomar una foto de la comunicación antes de una implantación ágil y otra foto después de un tiempo trabajando con Scrum. También lo he usado como objeto de estudio en una retrospectiva para que el equipo sea consciente de sus flujos de comunicación y ellos mismos sean los que proponga las mejoras y los auto-compromisos. Espero comentarios si los usáis.