¿Cuantas cosas sabes hacer a la vez? ¿y hacerlas realmente bien? ¿Y además en un tiempo aceptable? Antes de responder a estas preguntas, me gustaría que conocieras cómo funciona nuestra mente.

El cerebro está compuesto de bloques de memoria de cortisimo plazo o de trabajo, de corto plazo y de largo plazo. Cuando realizamos un trabajo utilizamos una combinación de todos estos bloques a la vez. Por ejemplo, un desarrollador de software necesita tener en la mente el lenguaje de programación a usar, el diagrama conceptual del proyecto que está modificando, el objetivo de la funcionalidad que está desarrollando y en la zona de cortísimo plazo el algoritmo que se está escribiendo en ese momento. Un ingeniero de soporte puede tener el sistema del cliente, los detalles del problema en cuestión y el producto del cual está dando soporte. Un comercial puede tener detalles del producto que vende y detalles del cliente al que quiere vender.

Contínuamente tenemos que reemplazar estos bloques. Esto puede ser  por una interrupción que provoca un cambio de contexto y necesitas modificar tu memoria de más corto plazo. Pero también puede ser cuando cambias a desarrollar otro programa, otra historia de usuario u otra funcionalidad, incluso por un cambio de lenguaje de programación. Cada cambio requiere que uno o más bloques de memoria se reemplacen. Y ese reemplazo tarda tiempo. Si es memoria a corto plazo puede tardar incluso más de 15 minutos pero si es memoria de medio plazo como el lenguaje de programación se puede tardar días en sustituirlo completamente.

Hasta que un bloque es completamente sustituido, el bloque tiene una mezcla de distintos contenidos. Es el momento en el cual se toman decisiones incorrectas y se cometen fallos. Es cuando lo justificamos a que no estamos completamente concentrado y se producen frustraciones.

Para tomar mejores decisiones, realizar un trabajo de mejor calidad y más rápido hay que reducir el WIP. WIP significa trabajo en curso (Work In Progress) y hay que intentar que como máximo se tenga una tarea en la cabeza,  o una característica nueva a la vez por equipo, o una incidencia de soporte a la vez. Ya existen herramientas como Kanban, GTD y la Técnica Pomodoro para ayudarte a enfocarte en una tarea o con un mínimo de trabajo a la vez. Pero ninguna de estas técnicas ayuda a decidir con qué tareas ponerse o qué trabajo empezar una vez se ha terminado para minimizar el reemplazo de la memoria de trabajo.

Para ello propongo hacer una lista de los 5  elementos que más se tienen en cuenta a la hora de realizar una tarea . En el ejemplo del desarrollador de sofware, haríamos esta lista:

• El tipo de tarea a hacer: desarrollo, administrativo (emails, imputar,…) , test, formación…
• El lenguaje de desarrollo a usar
• La estructura del programa a modificar
• El framework o API que se usa: ASPNET MVC, Backbone, Angular,…
• Las características del cliente que usará la funcionalidad

Para cada característica distinta a la de la tarea que se ha terminado se suma un punto. Si hacemos un tipo de tarea completamente distinta tendríamos 5 puntos porque seguramente necesita reemplazar todos los bloques de memoria. Si es del mismo programa pero hay que cambiar de lenguaje es un punto por el cambio de lenguaje y seguramente otro por el cambio de framework llegando a 2 puntos. Cada vez que se elige una nueva tarea hay que evaluar los puntos de lo que podemos empezar dentro de las que tengan igual prioridad. Idealmente se elegirá una tarea del mismo lenguajes, del mismo programa, con el mismo framework y para el mismo cliente. De este modo reducimos el número de bloques de memoria a reemplazar consiguiendo un resultado con mejor calidad, en menor tiempo y sin frustraciones.