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Día 1 en la Conferencia Agile Spain 2017 en Sevilla

Keynote de Ramón Cabezas.  @RamonCabezas
Human & Digital Transformation
Ahdalid.com Kaps.es

Estuvo hablando de la transformación digital y la importancia de tener al cliente en el centro.  Enseñó un par de sus productos que se diseñaron teniendo eso en cuenta. como un pulsador para que te llame alguien para gestionar un accidente y el usuario no tenga que buscar los papeles del seguro o a quién llamar.

 

Jerónimo Palacios.  @giropa832
Scrum Studio

Habló de Scrum Studio, un framework diseñado por Scrum.org. Es una célula de trabajo totalmente independiente de la empresa y con los elementos imprescindibles para que pueda trabajar de forma autonoma y ágil. Va tomando proyectos poco a poco de la empresa madre y haciéndolos de forma ágil. Tiene la autoridad para  tomar y echar gente de sus equipos. La idea es que vaya fagocitando poco a poco al resto.

Tanto es su potencia que puede ocurrir el caso que le ocurrió en la que el CEO de la empresa acabó terminando la célula ágil.

Frase: Culture eats Agile. Al final, las personas de poder que no quieren perder su autoridad acaban por destruir los intentos de implantación de cualquier sistema ágil a escala.

El CIO  se transforma para dar Leadership services, lo que necesita esa celular para funcionar como una empresa autónoma: RRHH, contable, …

Hay que cambiar la visión de proyectos (algo que cuesta dinero) a producto (algo que genera valor y dinero por ende a la empresa)

La gestión se hace mediante Evidence based management (Scrum.org).  Basado en el triángulo MEASURE, IMPROVE, DIAGNOSE.

Existe un Scrum Development Kit que miraré  bien 😉

 

Toño de la torre. @adelatorrefoss
Discusiones y decisiones: herramientas para la efectividad

Primero hizo un disclaimer que todo venía del libro de Gamestorming y retrospectivas. Habló de conceptos básicos del gamestorming como los juegos de apertura para generar ideas, de exploración para categorizarlos y formar ideas procesadas y juegos de cierre para acabar con una decisión. También estuvo explicando varias dinámicas de gamestorming para trabajo colaborativo .

 

Israel Alcazar.  @ialcazar
Equipos de alto rendimiento

Matriz de autoridad de Richard Hackman. Parecido a la matriz de delegación de Jurgen Appelo pero más alto nivel.

Auto-organización. El equipo decide la forma de trabajo
Auto-diseño. El equipo decide qué necesita miembros o ya no.
Auto-gobierno. El más alto nivel, como si fuera una cooperativa de socios

Alto-rendimiento es una suma de resultados satisfacción y motivación. Es importante tener objetivos claros, entorno seguro y  responsabilidad compartidas.

Habó de las 5 disfunciones del equipo, del libro de Patrick Lencini

Jerarquía es como comunicación padre-hijo como trata el Analisis transaccional. Tratando al trabajador como un padre que trata al hijo hace que el hijo se comporte como rebelde o apagado.  El equipo necesita autonomía y responsabilidad.  Lo cual se trabaja con una combinación de confianza, delegación y feedback. Un entorno de confianza es el que se debe conseguir como mínimo en las retrospectivas. Comentó que se encuentra con que en las primeras retrospectivas los miembros sólo “sueltan mierda” porque tienen muchos problemas acumulados que necesitan decir y las retrospectivas es la primera oportunidad.

Las herramienta de evaluacion de equipo deben ser usados por los propios equipos. Conflicos/Cohesion/Eficacia

La evolución se hace mediante una serie de pasos en espiral con varias iteraciones. No necesariamente en el mismo orden

  1.  Proposito
  2. Conexión (empatía).  Aportación como persona
  3. Acuerdos (Roles, Reuniones, Formas de trabajo)
  4. Seguridad a trabajar en las retrospectivas
  5. Autoconocimiento (capacidades)  funcional, llegar a identificar los Roles de Belbin (explorador, investigador, coordinador..)
  6. Consciencia
  7. Autonomía
  8. Responsabilidad

Jose Ramón Díaz. @joserra_diaz
Taller de Liderazgo para la transformación. 

Empezamos haciendo una definición de liderazgo entre todos. Salieron conceptos como capacidad/habilidad, conocimiento referente, personas, sigues, empatizas, objetivo/visión, moviliza gente, forma consciente/inconsciente

Cuando una persona tiene autoridad se la da poder, principalmente para que aporte una dirección, de orden y protección. En sociedades democráticas está asignación ocurre de abajo a arriba y en empresas normalmente de arriba a abajo.

Cuando es autoridad formal se asigna a una persona por parte de la dirección. Cuando es autoridad informal ocurre a través de la confianza.  Cuando son distintas las personas que tienen ambas ocurren los conflictos.

Después idenficamos las características de un buen seguidor. Identificamos características como  empatía, ser crítico, autonomía, fidelidad .., Después se nos pidió identificar cuales de esas características no corresponde con las de un buen lider, descubriendo por nosotros mismos que no las había. Son las mismas características.

¿Para qué necesitamos un lider?

Hay ciertos problemas que requieren conocimiento técnico como puede ser lo que ocurre cuando un médico de urgencias pide y ejecuta todo lo necesario ante un paciente que llega con una parada cardíaca. También hay problemas de tipo adaptativo que tienen que ver con el trato a personas y gestión de conflictos y que requieren un líder con valores.

Definición Liderazgo: Process of mobilizing groups to engage its challenges developing its skills for their progress and well-being.

Las conversaciones normalmente tienen un umbral de conflicto (con su nivel máximo y mínimo) que representa la zona de aprendizaje. Es importante para el líder hacer que los conflictos se mantengan en esta zona, sin que esté por debajo y no permita aprender o por encima y el conflicto tenga consecuencias negativas.

Un reto conlleva a tomar acciones lo que lleva a estar en la zona de conflicto.  ¿Cómo se sabe que está en la zona correcta?  El líder va girando entre  Observar, Interpretar y Actuar. Debe proteger el liderazgo que surge en estas conversaciones para no parar el proceso en si mismo y el propio liderazgo expontaneo.

Terminamos definiendo acciones para un reto elegido entre todos e identificando si las acciones requirieren de un líder más técnico , si requiere autoridad por parte de la compañía o un líder con valores.

 

Marta San Martín. @MartaSanMartin
Introducción al coaching. Cómo tener conversaciones diferentes

Marta nos enseño la técnica del Mirroring en la que se escucha a la persona que tiene un problema sin darle soluciones ya que normalmente esa persona tiene todo el conocimiento necesario. Hay que hacerle preguntas abiertas tipo “¿Cómo’, ¿Cuándo?, ¿Quién?, ¿Dónde?. La pregunta de “¿Por qué ?” no es recomendada porque normalmente crea en la persona que explica el problema una justificación que puede crearle incomodidad. Una cosa que sí se puede hacer es interrumpirse y refrescar para hacerle ver que se está escuchando con atención.

Hicimos el ejercicio de Mirroring en parejas, al final de cual explicábamos el uno al otro cómo nos sentíamos tanto el que explicaba el problema como la persona que hace de coach. Entre uno y otro hicimos un ejercicio de mindfuldness aprovechando que Marta es certificada y experta en el tema.

 

Keynote de Marta Pinillos. @pinillos_marta
La voz, la clave del éxito en tu comunicación

En este divertido e increíble keynote de despedida, Marta explicó la importancia de la comunicación ya que es el más usado. Realmente la comunicación cara a cara es un valor ágil por lo tanto hay que darle importancia a la voz para transmitir correctamente los mensajes.

  • Ritmo: el ritmo correcto debe ser entre 130 a 150 palabras por minuto. Si es menos el emisferio derecho que el que procesa de forma rápida se queda “dormido”.
  • Volumen. Hay que manejar el volumen, bajando en las partes importantes más que subirlo para no parecer una verdulera.
  • Tonos: Hay que tener 5 tonos de voz distintos y saber manejarlos.
  • Modulación. Manejar la modulación haciendo cambios de riemo. No debe haber un ritmo constante para mantener la atención.
  • Dicción. Saber marcas las consonantes en las palabras importantes
  • Pausas. Hacer 4 ó 5 pausas ¿por minuto?
  • Entonacion. Saber marcar las palabras
  • Respiración. Tener una respiración diafragmatica y un tono no agudo porque aporta seguridad y credibilidad.

Con esto terminó el primer día. Muchas cosas descubiertas y a tener en cuenta.

SPIKES de investigación para reducir incertidumbre y estimar mejor con Scrum

En los equipos que se usa Scrum, es normal enfrentarse con integraciones con otros sistemas (PlugIns, servicios, SDKs,..)  de los cuales no se tiene suficiente conocimiento para poder estimar con precisión cuánto se va a tardar. Planificar una historia de usuario que incluya esta integración puede hacer variar el total de puntos realizados al final del Sprint, según haya sido más fácil o más difícil esa integración.

Para resolver esa incertidumbre, lo que hacen algunos equipos es añadir un SPIKE al Sprint previo a la propia historia de usuario. Un SPIKE no tiene puntos de historia asignados sino un deadline de término. Una vez resuelto el SPIKE y sabiendo cómo se hace esa integración, se puede estimar en el siguiente Sprint de manera más precisa.

Sin embargo, a esta aproximación le veo dos problemas y es la razón por la cual no suelo usarla.

  1. Al planificar un Sprint en el cual hay SPIKES sin puntos asignados, no se puede equiparar el numero de puntos del Sprint anterior (o la media de los últimos) . Ese SPIKE puede ocupar una parte significativa del propio Sprint y al final se completarán más o menos  puntos de historia según ese SPIKE acabe siendo más o menos costoso.  Por lo tanto, creando un SPIKE previo sólo estás retrasando la incertidumbre de la integración al Sprint anterior del que se desarrolla la propia historia de usuario que  usaría ese componente.
  2. Para resolver la investigación y desenmascarar todos los posibles problemas, normalmente se necesita trabajarlo tanto que su inclusión en una historia de usuario es casi directo. Por lo tanto personalmente prefiero que todo este trabajo que se ha hecho se vea reflejado en una historia de usuario, aunque sea sencilla, y permita el feedback del usuario/Product Owner al término del propio sprint sin tener que esperar uno más.

¿Qué opinas? ¿Usais SPIKES de investigación previa?

 

 

Eficacia vs Eficiencia en Scrum

Llevo tiempo dandole vueltas

Ultima mente creo que estoy dando el mensaje incorrecto sobre Agile, que no persigue la eficiencia ya que waterfall es mas eficiente. Todo esto surge de una de las lineas que vi como propuesta del Manifiesto Lean Kanban. No hay sistema teoricamente más eficiente que el waterfall. Cada fase está realizada por un equipo especialista que, sin cambio de contexto, pasa todo su trabajo de una a la fase siguiente. Sin embargo waterfall falla en cuando hay cambios a mitad de proyecto, o cuando hay alguien que no hace perfectamente su trabajo. Cosas que ocurren el 100% de los proyectos. Sin embargo, un equipo que pasa de waterfall a scrum tiene sensación de perdida de eficiencia por las siguientes razones:

  • Reworking. Cada vez que se enseña el software al cliente existe la posibilidad de que toque rehacer algo. Implica cambiar cosas que has hecho en un sprint en el sprint siguiente. También para que el software sea entregable al fin de sprint muchas veces hay que hacer trabajo extra para dejarlo listo.
  • Tener que integrar en cada sprint hace que se tenga que cambiar el contexto continuamente. Si desde el sprint 1 el equipo está peleando con integraciones, a primer momento parece no ser tan eficiente como estar solamente desarrollando. Sin embargo, esto convierte el gran problema de la integración final en una molestia desde el primer sprint.
  • Reuniones de Scrum : planning, daily, review y el refinement. A los equipos a los que se les tradicionalmente se les da una lista de tareas sin mayor explicación, les parece que son innecesarias todas estas reuniones… “Era más productivo cuando se me daba la lista de tareas”.

Sin embargo, aunque no lo parezca Scrum hace que un equipo pueda llegar a ser mucho más productivo. Como indica el titulo del libro de Jeff Sutherland, se puede llegar a entregar el doble de valor en la mitad de tiempo que con metodologías tradicionales. Aunque esto no se consigue por la metra transición a Scrum y mucho menos en el primer sprint. Lo que sí que permite es el marco para que el equipo consiga gran eficiencia. ¿Cómo?

  • Promoviendo que no se haga más de lo solicitado (“make the right think done”). No se debe escribir una sola linea de código que no tenga que ver con el objetivo de la historia de usuario y no se debe hacer una sola tarea o historia que no esté dentro del objetivo de sprint.
  • Protegiendo al equipo de las interrupciones. El equipo está expuesto a interrupciones para hacer burocracia, explicar o documentar su progreso y hacer cosas que no tienen que ver con su objetivo de sprint. El Scrum Master es responsable de proteger a los miembros del equipo.
  • Focalizando las reuniones. Cada reunión Scrum tiene su objetivo y su ventana temporal. Esto hace que las reuniones mismas sean más productivas y permite que durante el tiempo en la que el equipo no está reunido (work time) no tenga que cambiar de contexto por culpa de ellas. Hay que detectar y minimizar o eliminar las reuniones sin foco y que no aporten nada al equipo o producto.
  • Mejorando la comunicación del equipo, haciendo que estén mas coordinados y tengan menos esperas y colisiones entre ellos.
  • Acercando el feedback y testing al momento de desarrollo. Esto hace que la corrección tarde hasta 20 veces menos que si se hubiera hecho semanas después.
  • Permitiendo al equipo pensar de qué modo mejorar a si mismo. Al juntarse en las retrospectivas les permite analizar cómo eliminar los impedimentos y desperdicios (waste) para hacer más y más puntos de historia cada sprint.
  • Permitiendo hacer experimentos de mejora durante un sprint y evaluar si seguirlo o no. Un equipo puede probar algo que parece una locura durante un sprint y evaluar en la siguiente retrospectiva su resultado. De este modo es posible encontrar modos ingeniosos de mejorar la productividad sin poner en riesgo el proyecto.

La proxima vez que explique Scrum, no olvidaré en contar ambas facetas (efectividad y eficiencia). Efectivamente se prima la efectividad ante la eficiencia, pero hay que transmitir que se puede conseguir mucha más eficiencia con equipo Scrum que en equipos tradicionales.

 

 

La importancia del término “software funcionando”

Uno de los 12 principios ágiles dice claramente “El software funcionando es la medida principal de progreso”.  Esto puede parecer muy claro cuando se están leyendo los principios de inicio a fin pero tiene aspectos que deben tenerse en cuenta.

¿Qué significa “software funcionando”? Seguramente haya tantas respuestas como ingenieros tecleando código. Una forma de llegar a un consenso de equipo sobre los criterios que lo forman es hacer entre todos la Definition of Done (DoD). Estos criterios pueden contener aspectos como mínimos de cobertura de test, de validación de código según reglas de Sonar u otro analizador, de tests manuales realizados por un QC, etc .. y no servir absolutamente para nada.

Hace poco en un proyecto subestimé la importancia de lo que significa “software funcionando”. Me di cuenta de que debe contener todos los criterios que hagan del sofware que se está produciendo una herramienta real y completa. Con completa me refiero a que de nada  sirve probar historias de usuario ejecutadas sólamente con datos moqueados porque los servicios web (que posiblemente haga un tercero) no están listos, tampoco sirve que estas pruebas se ejecuten en un entorno que no tiene que ver con el entorno real en el que se va a vivir la aplicación… Si en el proyecto faltan integraciones, fases de deploy o cualquier otro paso posterior  estamos desarrollando en un sistema Waterfall por sprints, no estamos en un proyecto Agile.

Si no vamos realizando todas las fases imprescindibles (from concept to cash) de todas las historias de usuario completadas, estas no serán más que papel mojado y al terminar “nuestro trabajo” entraremos en un entorno de incertidumbre sin saber cuándo va a funcionar de verdad todo eso que hemos estado enseñando en los Sprint Reviews. El cliente seguramente ya no creerá en el proveedor cuando le muestre el progreso en historias completadas y perderá la confianza en eso que llamamos Agile.

Para evitar estos problemas, asegurate de tener el entorno real (o como el real) lo antes posible, asegurate de integrar todas las piezas conforme se va construyendo el software.  Si no lo consigues porque está fuera de tus dominios, al menos, ten claro que ha dejado de ser un proyecto Agile.

 

A vueltas con el Manifiesto Lean Kanban

Hace un par de semanas vi este tweet de David J Anderson, creador de Kanban para desarrollo de sofware. Sé que hace tiempo que viene dandole vueltas a tener un manifiesto Lean Kanban y no sé si este será finalmente el que tomen pero sí tiene muchos puntos para reflexionar. Empieza así:

I believe in…
Empirical Process over Defined Process
Kanban, Scrum y otras metodologías ágiles están basados en el empirismo: transparencia, inspección continua y adaptación. Definir los procesos es necesario para estandarizar el trabajo y buscar mejores formas de hacerlo pero la situación real de cada momento es lo que manda.

System Thinking over Analytical Thinking
System Thinking se caracteriza por visualizar cualquier trabajo u operación como una serie de pasos interconectados que forman un flujo. Una vez definido y estandarizado este flujo de trabajo es posible ser ejecutado por más personas sin depender de un análisis concienzudo de cada petición de cliente por parte de dirección. Permite escalar una organización, buscar la mejora contínua y el empowerment de los que trabajan en ella. 

Effectiveness over Efficency
A esta le estuve dando muchas vueltas. Siempre se piensa en la eficiencia como algo que hay que perseguir pero, ¿es realmente lo más importante?. Pensando en cualquier sistema adaptativo, lo primero que hay que conseguir es un resultado de la manera más simple y lo antes posible con los medios y los conocimientos que se tienen en el momento de empezar. Por ejemplo, si el cliente piensa en tener un coche dentro de un año, nosotros le entregamos un monopatín en dos semanas. Realmente no es la forma más eficiente de trabajar ya que podríamos empezar a construir el coche sin tener que rehacer nada, pero podríamos fallar completamente buscando la forma más eficiente desde el primer momento. La eficiencia se busca poco a poco, historia tras historia, iteración tras iteración. Hazlo ya, vuélvelo a hacer de forma más eficiente, hazlo otra vez de forma aún más eficiente, y otra y otra…
Flow Efficiency over Resource Efficiency
Tradicionalmente se ha intentado aprovechar mejor los recursos individuales que ocuparse en el flujo completo de valor, desde la primera fase hasta la última. La gente de backend haciendo servicios a todo trapo sin que posiblemente los de front end tengan tiempo de integrarlos a tiempo. Es como si yendo un grupo de amigos en varios coches a un concierto cada coche fuera lo más rápido que pudiera sin pensar en el resto de amigos. Hacer esto no sólo no sirve para nada porque el coche más lento es el que define a qué hora entrarán sino que provocan problemas de sincronización que hace que vayan aún más lentos.
Small Batches over Big Batches
Trabajar en pequeños lotes tiene una serie de ventajas: se entrega antes trabajo terminado y se obtiene feedback antes, se obtiene progreso basado en software funcionando más contínuo, emergen los problemas antes, se reduce el stock de trabajo sin entregar, se puede controlar mejor la calidad… ¿Qué más razones necesitas?
Pull System over Push System
Base del sistema Lean. No hacer más trabajo de lo que necesitan las fases posteriores. Por ejemplo, no enviar a testing más de lo que puede manejar, no planificar más historias de las que se pueden desarrollar, etc.. Y por supuesto no hacer más producto de lo que pide el cliente.
Emergence over Command and Control
Las empresas están aprendiendo a cambiar su estilo de dirección reduciendo capas de jerarquía. En lugar de intentar dirigir todo top-down, se deja espacio a los trabajadores a que seas sus propios managers y resuelvan ellos mismos los problemas. De este modo se puede conseguir que empresas grandes y pequeñas respondan rápidamente a los nuevos retos que requiere la sociedad digital.
Problem Focus over Solution Focus
Es facil empezar a pensar en soluciones teniendo en consideración solamente la superficie del problema, los síntomas. Sin embargo hay que analizar más el propio problema, buscando las causas raices del mismo mediante técnicas como 5Whys o Fishbone. Una vez encontrado y estando centrados en el problema raíz ya podemos buscarle soluciones.
Omission Error over Commission Error
Preferimos quedarnos cortos y tener la posibilidad de hacerlo bien en un segundo paso que hacer algo erroneamente y tener que corregir, arreglar, deshacer y volver a hacer. Lo segundo generá más retrabajo que lo primero. Por ejemplo, sacamos de alcance la parte de una historia de usuario que no está clara para desarrollarla más adelante con máyor información.
Products Development over Project Execution
Cuando desarrollamos software es facil centrarse en los requerimientos del proyecto (plazo, cliente, necesidades solicitadas,..) sin pensar que estamos realizando un producto que tiene una vida mucho más larga que el propio proyecto, que puede usarse por varios clientes o incluso que el mismo cliente puede solicitar cambios grandes en el futuro. Esto hace que debamos prestar atención a factores como la calidad de código, la adaptabilidad y una buena elección de la tecnología.

Presupuestar historias de usuario sueltas

En la charla del viernes 27 de Mayo sobre Scrum en mundos imperfectos salió el tema de cómo presupuestar a clientes basado en historias de usuario. En ese momento no tenía una pizarra y no pude explicar cómo pienso que es la mejor forma de hacerlo por lo que voy a dejarlo plasmado en este artículo.

Lo primero es conocer la capacidad del equipo de desarrollo en puntos de historias durante un sprint. Ese sprint puede ser de una a cuatro semanas.Lo ideal es tener ya la capacidad de unos cuantos sprints para tener una media. Para nuestro ejemplo, en Baylor Enterprises, vamos a decir que la capacidad de desarrollo son 45 puntos por un sprint de 3 semanas. No está nada mal 😉

SalidaPuntos

Lo segundo es conocer qué costes tiene la empresa en ese sprint. Estos costes son la entrada necesaria en euros para producir los puntos de historia. Para calcularlo sumamos sueldos de desarrolladores, administración, alquileres, electricidad,… Puedes sumar todos los gastos mensuales y hacer una regla de 3 para conocer los relativos al sprint. Para la Baylor Enterprises, mi multinacional, los gastos totales relativos a un sprint son 10.000 Euros.

Como imagino que no trabajas en una ONG, querrás que la empresa tenga beneficios, por lo que tenemos que aplicar un multiplicador a los gastos, y entonces obtenemos los ingresos deseados por sprint. Como CEO de Baylor Enterprises, decidí aplicar un multiplicador de 1,2 y así  obtener 12.000 Euros de facturación deseada por sprint.

Facturacion

Ya lo único que nos queda hacer es dividir ese beneficio deseado por sprint por los puntos de capacidad. Esa división nos dará los ingresos deseado por punto de historia. Como en Baylor Enterprises queremos una facturación de 12.000  € por sprint y generamos 45 entonces 12000/45 = 667 € por punto de historia. Ya tenemos nuestro número mágico.

Ya puedes presupuestar para los clientesuna historia de por ejemplo  2, 3 ó 5 puntos.  Sólo multiplicando el número mágico de beneficio por punto por la estimación en puntos realizada. Para un Epic con varias historias hay que sumar los puntos de todas las historias que constituyen el Epic.

Nota: Si llega un momento que se consigue subir la capacidad del equipo sin que lleve a un mayor gasto tenemos 2 buenas opciónes: Mantener el mismo precio consiguiendo más beneficio para la empresa en cada desarrollo o bajar el precio por punto de desarrollo consiguiendo mayor competitividad.

Charla sobre Scrum en mundos imperfectos

El viernes 27 de Mayo estuve dando una charla sobre Scrum en mundos imperfectos como parte de las actividades de AgileAlicante. Fué en las instalaciones de Sistel en Alicante, ofrecidas gustosamente a la comunidad para la celebración del evento.

Hablé de los requerimientos que tiene Scrum y que hacen que sea un framework hyperproductivo. Sin embargo estos requerimientos no son siempre fáciles de conseguir pero ello no quiero decir que cualquiera no pueda beneficiarse del agilismo y usar parte de lo que propone Scrum.

Hubo 15 apuntados (llenado el aforo) y como me gusta a mí, la conversación posterior fue muy interesante. Los asistentes comentaron sus dudas y problemas, sobre todo relacionados a la estimación y el presupuestar a clientes en base a proyectos, sprints o incluso historias separadas. Al no tener pizarra no puede explicar bien cómo propongo hacerlo pero haré un artículo en breve sobre ello.

Las diapositivas de la presentación puedes verlas aquí.

Quizá repita más veces el formato de mini-evento para que la comunidad AgileAlicante se conozca un poco más y que no quede solamente el University Day de Octubre.

Precaución: el trabajo en equipo puede perjudicar al equipo

Estamos en una época de revolución de los métodos de trabajo. Se está demostrando que un equipo motivado, autoorganizado y con visión de producto es capaz de dar valor al cliente de forma rápida mientras aprende lo que va necesitando. Hemos aprendido a trabajar en equipo, colaborar, estimar en equipo, planificar en equipo…  Prácticas como el mob-programming en las que un grupo de desarrolladores trabajan en un mismo código con un mismo teclado están creando tendencia. Estamos abriendo las oficinas, quitando muros y juntando mesas para que haya comunicación entre todos los miembros, para que se vean y se oigan fácilmente y la comunicación osmótica fluya.

Sin embargo, todo esto tiene un límite. Estudios recientes están demostrando que la colaboración puede llegar a ser excesiva cuando impide conseguir los objetivos personales de los miembros del equipo. Actividades de colaboración (reuniones, responder preguntas, hacer coaching a un compañero, conectar por escritorio remoto para ayudar a un colega, etc …) puede llegar a suponer más del 50% del tiempo disponible de trabajo.

Además, se está demostrando que alrededor del 25-30% del valor añadido en estas colaboraciones es aportado por solamente el 3 ó 5% de los miembros. Son estas personas que están continuamente en reuniones o resolviendo preguntas. Su experiencia les ha convertido en personas indispensables a la hora de tomar cualquier decisión. Y esto desde cierto punto de vista está bien pero se acaba generando un círculo vicioso que hace que cada vez estas personas sean más indispensables y tengan menos tiempo para su trabajo personal.

Igualmente también nuestros adorados espacios abiertos se están convirtiendo en un problema. El ruido de conversaciones, notificaciones de los teléfonos móviles, sonidos de teclado pueden llegar a anular totalmente la capacidad de concentrarse en el trabajo. Según la comunicación osmótica es importante el valor añadido que puede dar una idea tuya que das por haber oído una conversación cercana o lo que puedes aprender de esa conversación. Pero estos hechos muchas veces son tan aislados que no compensa la falta de productividad que genera el no poder entrar en flujo por culpa del ruido ambiental.

La respuesta está en ser generoso  hacia el equipo con el tiempo personal pero también darle un gran valor. Cosas que se pueden hacer:

  • Saber decir que NO.
  • Priorizar las peticiones de ayuda (informativas, persuasivas y de tiempo).
  • Obligarse a tomar tiempo de concentración (pomodoros) con los auriculares puestos para evitar interrupciones.
  • Gestionar bien las reuniones. JGI
  • Gestionar correctamente el email y los sistemas de mensajería interna.

 

Fuentes

https://hbr.org/2016/01/collaborative-overload

http://time.com/money/4160139/collaboration-teamwork-lower-productivity/

https://hbr.org/2015/12/muting-unwanted-noise-in-an-open-office

Antipatrón, midiendo el esfuerzo

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Es muy dificil encontrar una métrica que evalúe el rendimiento de los miembros del equipo por separado. Cualquier libro moderno de gestión de personas recomienda evaluar al equipo globalmente pero nosotros, los buenos jefes de equipo, tenemos que recompensar a los que se están dejando el pellejo y localizar a los que no tienen suficiente compromiso con el proyecto.

Una cosa que hacemos bien en España, y por eso somos de los países más competitivos, es nuestra orientación al esfuerzo. Si no dedicamos mil horas diarias a algo y nos dejamos hasta la ultima gota de energía de nuestro cuerpo, un trabajo no está bien hecho. Otros países “más modernos” prefieren buscar formas de hacer el trabajo más comodamente… ¡Nenazas!

El esfuerzo es algo muy dificil de medir. Lamentablemente, las leyes de privacidad nos impiden usar electrocardiogramas en los trabajadores. Con ellas podríamos obtener de manera muy fiable el ritmo de trabajo de cada uno.

Afortunadamente hay otras formas más legales:

Medidor de sudor. Es una sencilla banda adhesiva que se pone en la frente de los trabajadores. Esta banda tiene un pequeño chip y un emisor bluetooth. La banda obtiene el nivel de sudoración en tiempo real y lo envía al servidor central. Cada día los trabajadores tienen que cambiar la banda adhesiva ya que queda (debería quedar) llena de sudor. Es importante tener consumibles  disponibles para que no haya trabajador sin banda. El único problema es que  cada persona sudora de manera distinta y el dispositivo es difícil de calibrar.

Medidor de sudor
Medidor de sudor

Dinamómetro de nalgas. Este es el más fiable  Es un sencillo dispositivo que se coloca entre las nalgas de cada trabajador. Mide la presión ejercida durante el trabajo por su parte trasera y se envía igualmente por bluetooth. A más presión recibida, mayor esfuerzo es el que está efectuando el trabajador. El dinamómetro es personal y cada trabajador debe ser responsable de su limpieza diaria.

Dinamometro de nalgas
Dinamometro de nalgas

Los datos recibidos del esfuerzo son monitorizados en tiempo real. De este modo, nosotros como jefes podemos alentar o castigar a esos trabajadores que no tienen los valores esperados. Se puede definir un máximo y mínimo para que el sistema genere una alarma en tiempo real. Todos los valores son almacenados por un servidor y pueden servir para una recompensa en retribución variable o ascensos. Igualmente, si los datos no son buenos, si por ejemplo no ha ocurrido ninguna presión de nalgas en un mes, con estos datos se dispone de una herramienta objetiva para un despido.

Naturalmente usando este sistema hay que evitar cualquier cambio que suponga una reducción en el esfuerzo. Iría en contra de nuestra política de recompensar el esfuerzo. Las metodologías ágiles son totalmente contraproducentes ya que se ha demostrado que su uso continuado puede bajar el nivel de esfuerzo global. Hay que evitarlas a toda costa.

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Los tres primeros pasos en la gestión Ágil/Lean

Cuando uno empieza a querer organizar su forma de trabajar quizá lo que aporta Internet es demasiada información. Hace falta saber qué buscar para conseguir lo que necesitas para empezar a cambiar. Después de todos los años que llevo estudiando y aplicando las metodologías ágiles lo que aconsejo siempre es empezar con 3 sencillas cosas. El ABC de la gestión Agil.

1.- Daily Standup. Reuniones de máximo 15 minutos con los miembros del equipo en posición de pie en la cual cada uno comparte en qué trabajo el día anterior, en qué va a trabajar y qué obstáculos o problemas tiene en su camino.

Consejos:

  • No debe ser un informe al jefe. La información es de todos para todos
  • Debe empezar lo antes posible para que de pistoletazo al día pero que este presente el máximo número de personas
  • Si se abre un tema que necesite discusión larga se deja para después del daily.
  • Gente fuera del equipo puede hacer participaciones cortas que ayuden a algún problema. Lo fundamental es no pasarse de los 15 minutos.

2.- Tablero kanban. Panel en el cual hay una columna por fase por la que pasa cada elemento de trabajo representadas por etiquetas. Estos elementos pueden ser historias de usuario, diseños que hay que hacer, máquinas que montar, arreglar, etc.. Cada mes se limpian las etiquetas completadas en la última fase. Cada miembro del equipo mueve la etiqueta de una columna a otra según se va completando. Permite una visión común de cómo va el trabajo y permite tomar decisiones de mejora y de eliminar los bloqueos.

Consejos

  • Ponerlo en un lugar visible y accesible para todos
  • No debe haber más de 20 etiquetas por equipo para que se pueda ver de modo más sencillo
  • Debería haber límites máximo por columna aunque sean altos a principio. Si llega un momento en el que se supera ese límite debería analizarse la causa del problema y mejorar.
  • Ir bajando ese límite máximo según se va mejorando para conseguir un sistema más lineal y eficiente.

3.- Retrospectivas. Reunión a final de mes en cual se junta el equipo para ver qué han hecho bien y qué pueden mejorar. Se puede usar el método del barco  para además identificar las minas, es decir, los elementos externos que os afectan como equipo y para las que tenéis que estar preparados. No debería durar más de una hora u hora y media.

Consejos:

  • Sinceridad pero sin buscar culpables. Algo mal hecho es porque no se tenía conocimientos o herramientas para hacerlo mejor. Esta reunión sirve para buscar estas cosas.
  • Los problemas encontrados deberían buscarse soluciones. Asignar responsables para trabajar en ellas.
  • Se puede usar para dar pequeñas formaciones que ayuden al equipo. Club de lectura, vídeos de Internet, etc..

Con estas tres herramientas cualquier equipo puede empezar a trabajar mejor y de forma más organizada. Es posible que se vean nuevos problemas y se piense que antes no estaban, pero seguramente sea porque antes no se veían. Surgirán problemas que estaban ocultos y que ahora salen a la luz. Permitirá que surjan nuevas necesidades para ir mejorando cada vez más vuestro método de trabajo. Es posible que necesitéis nuevas herramientas para cubrir esas necesidades pero estas tres herramientas básicas os acompañarán día tras día.