Los tres primeros pasos en la gestión Ágil/Lean

Cuando uno empieza a querer organizar su forma de trabajar quizá lo que aporta Internet es demasiada información. Hace falta saber qué buscar para conseguir lo que necesitas para empezar a cambiar. Después de todos los años que llevo estudiando y aplicando las metodologías ágiles lo que aconsejo siempre es empezar con 3 sencillas cosas. El ABC de la gestión Agil.

1.- Daily Standup. Reuniones de máximo 15 minutos con los miembros del equipo en posición de pie en la cual cada uno comparte en qué trabajo el día anterior, en qué va a trabajar y qué obstáculos o problemas tiene en su camino.

Consejos:

  • No debe ser un informe al jefe. La información es de todos para todos
  • Debe empezar lo antes posible para que de pistoletazo al día pero que este presente el máximo número de personas
  • Si se abre un tema que necesite discusión larga se deja para después del daily.
  • Gente fuera del equipo puede hacer participaciones cortas que ayuden a algún problema. Lo fundamental es no pasarse de los 15 minutos.

2.- Tablero kanban. Panel en el cual hay una columna por fase por la que pasa cada elemento de trabajo representadas por etiquetas. Estos elementos pueden ser historias de usuario, diseños que hay que hacer, máquinas que montar, arreglar, etc.. Cada mes se limpian las etiquetas completadas en la última fase. Cada miembro del equipo mueve la etiqueta de una columna a otra según se va completando. Permite una visión común de cómo va el trabajo y permite tomar decisiones de mejora y de eliminar los bloqueos.

Consejos

  • Ponerlo en un lugar visible y accesible para todos
  • No debe haber más de 20 etiquetas por equipo para que se pueda ver de modo más sencillo
  • Debería haber límites máximo por columna aunque sean altos a principio. Si llega un momento en el que se supera ese límite debería analizarse la causa del problema y mejorar.
  • Ir bajando ese límite máximo según se va mejorando para conseguir un sistema más lineal y eficiente.

3.- Retrospectivas. Reunión a final de mes en cual se junta el equipo para ver qué han hecho bien y qué pueden mejorar. Se puede usar el método del barco  para además identificar las minas, es decir, los elementos externos que os afectan como equipo y para las que tenéis que estar preparados. No debería durar más de una hora u hora y media.

Consejos:

  • Sinceridad pero sin buscar culpables. Algo mal hecho es porque no se tenía conocimientos o herramientas para hacerlo mejor. Esta reunión sirve para buscar estas cosas.
  • Los problemas encontrados deberían buscarse soluciones. Asignar responsables para trabajar en ellas.
  • Se puede usar para dar pequeñas formaciones que ayuden al equipo. Club de lectura, vídeos de Internet, etc..

Con estas tres herramientas cualquier equipo puede empezar a trabajar mejor y de forma más organizada. Es posible que se vean nuevos problemas y se piense que antes no estaban, pero seguramente sea porque antes no se veían. Surgirán problemas que estaban ocultos y que ahora salen a la luz. Permitirá que surjan nuevas necesidades para ir mejorando cada vez más vuestro método de trabajo. Es posible que necesitéis nuevas herramientas para cubrir esas necesidades pero estas tres herramientas básicas os acompañarán día tras día.