Motores, lastres y minas en retrospectivas

¿Cuánto tiempo tardas en ir de casa al trabajo? Normalmente ese tiempo varía un poco cada día. Por ejemplo un día tardas 20 minutos, otro 23, otro 19, 20,… Esa variación de tiempo que ya tienes asumida se llama “Variación de causa común“. Ahora piensa en la última vez que llegaste tarde. Pudo ser por un problema de tráfico, tu hijo estaba enfermo y hubo que llevarlo a casa de la abuela… Esa vez tardaste 40 minutos. Ese tipo de variación se llama “Variación de causa asignable“. Es asignable porque puedes asignarle una razón (o una excusa).

En VSN trabajamos desde hace unos meses  la retrospectiva con la analogía de la lancha. El equipo es una lancha en la que los motores representan aquellas cosas que nos hacen ir rápidos y con calidad.  Los lastres atados son las cosas que nos hacen ir más lentos. Desde hoy tenemos un elemento nuevo. Ahora identificamos también las minas con las que se encuentra esta lancha por el camino. Estas minas representan esos problemas de causa asignable, esos problemas ocasionales que han ocurrido y pueden volver a ocurrir, o no.

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Cuando trabajamos estas retrospectivas, el equipo escribe en los Post-It amarillos los elementos a destacar del sprint: los motores, los lastres y ahora las minas. Una vez están todas las etiquetas en la pizarra las organizamos juntando las comunes y las analizamos. Primero buscamos soluciones para los lastres, después confirmamos que los motores que tenemos siguen siendo útiles y debemos seguir usandolos y por último analizamos las minas para ver cómo actuar cuando nos las volvamos a encontrar.

Primero indicamos la posibilidad de encontrarnosla. Podría ser eventual, esto quiere decir que el problema ha ocurrido y ya está, que es raro que vuelva a ocurrir.Podría ser frecuente, una vez cada sprint o cada pocos sprints. Si es un problema constante lo más normal es que se encuentre en la parte de lastres.  Despues recordamos el efecto que ha causado en el equipo. En qué nos ha afectado. Ha sido una molestia o ha sido un gran trauma. Por último definimos el plan de defensa, qué hacer con la mina la próxima vez que nos la encontremos. Aquí tenemos 3 opciones:

  1. Preparar contramedida para destruir la mina la próxima vez. Se piensa cómo eliminar el riesgo para que no vuelva a afectar lo más mínimo al equipo.
  2. Mitigar el daño cuando ocurra el choque. Podría ser que lo mejor es que cuando el problema ocurra de nuevo estar preparado para que afecte lo menos posible.
  3. Ignorar la mina. Cerrar los ojos, apretar el culo y sencillamente aceptarla tal cual llega. Esto se decide así cuando las consecuencias de tener un plan de acción podrían sobrepasan el efecto de la propia mina.

Los planes que se hacen con las minas las vamos a recoger en un documento accesible por todo el equipo. Cuando en un análisis de sprint, de historia o en algún Daily asome la sospecha de que se nos acerca una mina conocida, sabremos cómo actuar. Con esta sencilla analogía de las minas vamos a tener  lo que se llama en gestión de proyectos tradicional, Gestión de Riesgos. Sin embargo lo hacemos de una manera Ágil. Primero porque lo hace el propio equipo y segundo porque se minimiza el tiempo gestionando este nuevo artefacto respecto a la mejora en el equipo que esperamos que produzca.