Potencia tus reuniones

Llega un momento en la evolución de un equipo de trabajo que empieza a ver las reuniones como el siguiente punto de mejora. Problemas comunes son reuniones que se alargan más de lo debido y falta de conclusiones. Para evitar estos problemas existen una serie de técnicas que conviene utilizar.

1.- Establecer un objetivo claro para la reunión. Cuanto más concreto sea el objetivo mejor. Si hay varios, al principio de la misma debería hacerse un listado de todo lo que se pretende hablar en la reunión y de lo que se tratará en otras.

2.- Intentar que el tema esté preparado con anterioridad. Todo lo que se pueda llevar ya pensado a la reunión será tiempo que se ahorre por parte de todos en la misma. Todos los miembros deberían entender el alcance del problema lo suficiente para que en la misma se vaya directamente a comentar y elegir las soluciones.

3.- Asignar un tiempo máximo y asegurar que sea visible el tiempo restante una vez empezada la reunión. Son muy útiles los relojes web (http://www.online-stopwatch.com/)o alguno de cocina con los números grandes como éste. El ser conscientes del tiempo limitado hace que todos los miembros estén más enfocados en el objetivo de la reunión.

4.- Apuntar los temas paralelos que surjan durante la reunión y tratarlos en otro momento. No cambiar de tema a mitad de la reunión. Esto se acerca mucho a lo que apunta la técnica pomodoro. Si surgen temas nuevos hay que apuntarlos para hablar de ello al terminar  o en otra reunión. El tiempo asignado sólo debería ser para el tema que teníais programado.

5.- Usar toda los elementos visuales que se pueda. Pizarras, dibujos en papel, ver el software en una pantalla grande,…. Visualizar todos a la vez el problema y las posibles soluciones ayuda a definir soluciones más simples y más rapidamente.

6.- Cuando se vaya a terminar la reunión hacer  conclusiones y asegurarse que se apuntan correctamente. Es util tener un secretario que apunte las tareas en papel o en un sistema digital pero debe ser un sistema en el que se pueda añadir de manera rápida las conclusiones.

7.- No pasa nada porque al principio se pase algo del tiempo asignado. El timeboxing de las reuniones es algo que se consigue hacer bien con la práctica. Los sprints de scrum tambien cuesta bastantes iteraciones el ajustarse al tiempo establecido.